Как да установим корпоративен бюджет за пътуване

Тъй като корпорацията ви расте, ще установите, че вие ​​или вашите служители трябва да правите някои пътувания от името на компанията. Пътните разходи обикновено функционират като инвестиция - технически дискреционна, но съществена за дългосрочния успех - и добрата инвестиция трябва да даде добра възвръщаемост. Изготвянето на бюджет за пътуване означава идентифициране на насоки за това, което вашата компания може да си позволи да спести в краткосрочен план и каква част от възвръщаемостта на тези „инвестиции“ трябва да генерира, за да оправдае своите разходи.

1.

Определете бюджет за пътуване само след като осигурите основните си бизнес разходи. По време на постно време можете да се откажете от корпоративни пътувания, но не можете да се откажете от разходи като наем и (някои) ведомости. Първо трябва да платите тези разходи, независимо дали чрез приходи или дълг. Нарушаването на това правило представлява екзистенциална заплаха за вашата компания и никога не трябва да я обмисляте, освен ако не доведе до осезаемо, краткосрочно изплащане.

Две.

Определете официална политика за пътуване, която да използвате като база за одобряване на пътни разходи. Едната страна на тази монета се отнася до самите разходи. Например, официална политика трябва да посочва ограничения за разходите за дневно хранене. Другата страна на монетата включва процеса на одобрение. Например, младши служители трябва да получат одобрение за пътуване от оторизиран ръководител или изпълнителен директор.

3.

Условийте пътните разходи върху стойността, която разумно очаквате да добавят към вашата компания. Използвайте информирани предположения, за да правите конкретни прогнози. Очевиден пример включва полет към друга държава за договаряне на договор с бъдещ купувач, който ще доведе до значителна печалба с течение на времето - далеч надхвърляща цената на самолетен билет, храна и хотелска стая. По-малко интуитивен пример включва полет към друга държава, за да присъствате на конференция за оптимизиране на бизнес практики във вашата индустрия. Само по себе си това няма да доведе до печалба, но прилагането на тези по-добри бизнес практики може да ви помогне да увеличите приходите. Трябва да очаквате известни затруднения и предположения при оценката на възвръщаемостта на тези видове разходи. Започнете консервативно, като избягвате големи рискове.

4.

Съберете данни за разходите за корпоративните пътувания, които вашата компания одобрява, и анализирайте тези данни във времето във връзка със стойността, която всяко пътуване в крайна сметка добавя към компанията. Това означава, че всеки, който пътува, трябва да попълни подробен отчет за разходите при връщането си. Детайлите правят разликата. Стремете се да можете да очертаете възможно най-правилната и ясна линия между пътните разходи и стойността, която те предоставят. Нищо не ви помага да правите прогнози за бъдещето, както и добри данни за миналото. Изграждането на база знания за това какви видове пътувания са се изплатили и какви видове не биха помогнали да се оправдае по-либералният бюджет за пътуване в бъдеще.

5.

Проследявайте пътните разходи и контролирайте тези разходи. Не принуждавайте служителите си да пътуват в бедност, но и не им давайте чек. Автобусни седалки за самолети, икономични коли под наем и изгодни хотелски стаи няма да навредят на основите на пътуването.