Правилни техники за счетоводство в старчески домове

Уязвимостта на обитателите на домовете е от жизненоважно значение за собствениците на дори и най-малкото жилищно заведение да прилагат правилни техники за счетоводство и да следят внимателно служителите. В допълнение към гарантирането, че методите за водене на счетоводство отговарят на федералните и държавни разпоредби, е необходим силен вътрешен контрол, за да се предотвратят или възпират случаи на измама и кражба, които не само нарушават доверието на обитателите на домовете, но и могат да осакатяват бизнеса.

Федерални стандарти и насоки

Федерален регламент 483.10, буква в) (4) определя аспекти на общоприети счетоводни принципи, които се прилагат за правилните техники за счетоводство. Във всяка ситуация, в която резидент е упълномощил съоръжението да управлява финансите си, техниките за водене на счетоводство трябва да съответстват на принципа на допускане на икономическия субект, който забранява обвързването на личните средства на резидента с тези на бизнеса. В допълнение, тримесечните финансови отчети трябва да се предоставят или на резидента, или на неговия законен представител, не по-късно от 30 дни след края на всяко фискално тримесечие.

Правилни техники

Правилните техники за водене на счетоводство, както са дефинирани в правило 483.10, буква в) (4), изискват старчески дом да поддържа средствата на всеки резидент в отделна, лихвоносна сметка. Всеки акаунт трябва напълно да разкрива датата и вида на всяка транзакция, както и текущата информация за баланса. Всеки път, когато се извърши депозитна или теглеща транзакция, резидентът трябва да получи касова бележка, потвърждаваща извършената транзакция. В допълнение към автоматично тримесечно извлечение, остатъкът по сметката и всички депозити, тегления и лихви, кредитирани по сметката към последното банково извлечение, трябва да бъдат предоставени на резидента или на нейния законен представител по всяко време при поискване.

Дело за вътрешни контроли

Силният вътрешен контрол е жизненоважен за защита на най-добрите интереси както на бизнеса, така и на неговите жители. Основна цел на вътрешния контрол на счетоводството е предотвратяване кражбите на служители на личните средства на резидента. Пример, докладван от адвокатската кантора Pintas & Mullins, описва инцидент през 2012 г. в Южна Каролина, при който счетоводителят на старчески дом касира данъчните и социалноосигурителните чекове на военните ветерани, откраднал около 441 000 долара от жителите за период от около четири години. Слабият вътрешен контрол позволи на книжаря да скрие действията си, променяйки банковите сметки на жителите.

Вътрешен контрол на счетоводството

Сред най-важните контроли са разделянето на задълженията, ефективна система за разрешаване на транзакции, контрол на сигурността и процедури за одит на изпълнението и точност на въвеждане на данни. Прилагането на тези контроли създава система, при която служителите, отговорни за въвеждането на данни, също не са отговорни за разрешаването на тегления от сметката на резидент или за балансиране на месечно банково извлечение. Подобна система защитава и финансовата информация на всеки местен жител чрез процедури като ограничаване на достъпа до финансови записи и автоматизиране на счетоводството, така че бизнесът да може да проследи дейностите на потребителите.