Етикет на бизнес езика

Поддържането на професионален имидж е важно при работа с клиенти, колеги и потенциални клиенти. Независимо дали общувате лице в лице, по имейл или по телефона, винаги спазвайте професионален език и тактичен стил на комуникация. Въпреки че разговорите по телефона, имейл и лице в лице имат свои собствени правила за етикет, във всеки сценарий малко любезност може да измине дълъг път.

Представи се

Когато се обадите, наберете телефонна конференция или се срещнете с нови хора, представете се. Посочете името си, ролята си и ако ситуацията изисква, вашето място на дейност. Ако се срещате с някого лично, дайте здраво ръкостискане и повторете в главата си имената на хората, които срещате. Казването на имената на хората, които току-що сте срещнали, ще ви помогне да ги запомните по-късно.

Използване на заглавия

Не всеки на работното място трябва или да иска да бъде адресиран като г-н или г-жа Как някой се представя за вас е как очаква да бъде адресиран от вас. Като общ въпрос, ако се обръщате към някой, който се класира високо във фирмата или клиент, обърнете се към него или нея със съответното заглавие.

Правилна граматика

Когато пишете и говорите, използвайте граматични правила. Използвайте завършени изречения. В имейлите използвайте правилно изписване с главни букви и проверка на правописа. Сведете възклицателните знаци до минимум. Сленгът и емотиконите не принадлежат към професионалния обмен. Не всеки обмен трябва да бъде официален, но не използвайте същия небрежен тон с шефа си, който използвате със своите сътрудници.

Професионален тон

Не обиждайте мениджмънта или вашите колеги, не дразнете служителите си и не използвайте нецензурни думи на работното място. Офисът не е подходящото място, за да изпускате случайно своите оплаквания, свързани с работата. Частните имейли могат лесно да бъдат препращани на непредвидени страни, а частните разговори могат да бъдат подслушани, което води до неудобство и възможни санкции от страна на вашия работодател. Дори и да сте приятели с хората, с които работите, ограничете чата си в офиса до проблеми, свързани с работата. Избягвайте жаргон и жаргон. Също така избягвайте чувствителните предмети. Личните и интимните разговори не са подходящи за работното място. Политиката, финансовото положение на някого, религиозните убеждения и политическите идеологии са извън границите. Стойте далеч от крехав и нецветен хумор.

Език на тялото

Имайте предвид езика на тялото. Поддържайте добра стойка и поддържайте контакт с очите. Когато се представяте, погледнете човека, към когото се обръщате, и не говорете. Бъдете нащрек и непрекъснато потвърждавайте оратора. Не забравяйте да уважавате личното пространство. Дръжте поне крак между себе си и човека, с когото разговаряте. Освен това не докосвайте човека, с когото разговаряте. Въпреки че може да нямате нищо против, когато някой докосне ръката или рамото ви, когато говори, това може да направи неприятно за другите.

Тема на електронната поща

В имейлите опишете темата на имейла в реда на бележката. Читателите оценяват правилното описание на това, което предстои да прочетат и могат по-добре да дават приоритет на имейлите, ако разберат съдържанието. Наличието на ясна и конкретна тема също ще помогне на вас и получателя да намерите имейла по-късно.

Използване на говорител

Попитайте преди да използвате високоговорител. Повечето хора ще искат да знаят дали на линия има други, освен вас. Ако става въпрос за разговор един на един, избягвайте използването на говорител. Хората може да приемат, че сте многозадачни и вашето пълно внимание не е на разговора, ако говорите.

Етикет с гласова поща

Спазвайте професионален тон за гласовата си поща. Дръжте изходящото си съобщение направо и професионално. Ако ще бъдете далеч от телефона си за продължителен период от време, обяснете, че сте извън офиса и посочете датата на връщане. Можете също така да искате да отбележите алтернативно лице, което да се свържете с оглед на вашето отсъствие. Когато оставяте съобщение на гласовата поща или телефонен секретар на човек, посочете вашето име, номер и кратко обяснение на вашето обаждане. Отново бъдете професионални. Ако оставяте съобщение с нечий помощник или секретар, оставете същата информация.