Колко време трябва да съхранявате записи на компютрите на работниците?

Тъй като държавите отделно изпълняват програми за обезщетение на работниците със свои собствени правила, указанията за водене на документи също могат да варират. Времето, което отнема често за уреждане на застрахователни, правни, медицински и други въпроси, произтичащи от заявления за обезщетение на работниците, налага да се съхраняват документи за достатъчен период, за да се осигури достъп до информация.

Държавни правила Вари

Адвокатската кантора във Вирджиния Gentry Locke Rakes & Moore LLP отбелязва, че документите за компенсации на работниците трябва да се съхраняват в продължение на 30 години, след като служител е отделен от работното място. Масачузетското общество на CPA препоръчва тези документи да се съхраняват най-малко 10 години, докато базираната в Лос Анджелис адвокатска кантора Nossaman LLP съветва бизнес операторите да запазят всички форми пет години от датата на вредата или датата, на която обезщетенията за последно са били предоставени, което е по-късно. Бизнес операторите могат да проверят с правилата на държавата за безопасност на работното място или агенцията за контрол на компенсациите за работниците за точни правила или общи указания.

Общи практики

Държавите често нямат конкретни правила за запазване на обезщетенията на работниците или свързаните с тях документи. Но няколко от тях, включително Тексас, спазват общ набор от практики, известни като Закон за единното съхранение на частните бизнес документи, призоваващ операторите да запазят записи най-малко три години, когато законът не предвижда иначе период на запазване. Това се счита за разумен период от време държавата да следи за спазването на правилата си. Уебсайтът HR Център за обучение препоръчва повече от три години за някои видове документи, свързани с наранявания и болестни претенции, като доклади за злополуки и селища (седем години), обезщетения за инвалидност и болнични (четири години), бюлетини за здраве и безопасност (четири години) и честотни графики на нараняванията (10 години).