Характеристики на функционална структура на организацията

Начинът, по който е организиран вашият бизнес, определя колко ефективно вашият екип ви помага да постигнете целите на компанията. Един от най-разпространените начини за организиране на бизнес е по функция, където служителите са групирани по основните задължения на своята роля. Например всички служители, които изпълняват маркетингови функции, са в отдела по маркетинг.

Разбиране на функционалната организационна структура

Функционалната организация обикновено е вертикална йерархия, при която служителите докладват на мениджър, който наблюдава функцията им. След това мениджърът може да докладва на друга функционална лидерска роля. Например всички служители, които отговарят за продажбите, докладват на ръководителя на продажбите, който докладва на вицепрезидента по продажбите. Функционалните отдели обикновено работят в силози, тъй като всяка група има своя независима вертикална структура на управление.

Служителите във всеки функционален отдел общуват помежду си, вместо да се занимават със служителите в други функционални отдели. Ключова роля на мениджърския екип е да координира с други мениджъри и да предава информация в цялата организация. Например, мениджърът за обслужване на клиенти съобщава инициативи и резултати с мениджърите по продажби, маркетинг и производство. След това тези мениджъри съобщават всяка съответна информация със съответните екипи.

Цялата власт, като разпределение на ресурсите, вземане на решения, определяне на цели и разпределение на бюджета, е на функционалния мениджър. Когато служителят е изправен пред някакви пречки или изисква ръководство, първата стъпка е да обсъдите проблемите със своя функционален ръководител. След това мениджърът може да реши да ескалира проблема.

Възползвайте се от предимствата на функционалната организация

Едно от ключовите предимства на функционалната организационна структура е, че дава възможност на служителите да усъвършенстват своите функционални умения. Тъй като служителите са групирани с други, които споделят сходни знания, те могат да се учат един от друг и да повишат своята функционална експертиза. Това осигурява на служителите ясен път на кариера в рамките на една компания и извън нея. Например, ако маркетинг асистентът се представи добре, компанията може да повиши асистента на маркетинг мениджъра.

При фиксирани роли и отчетност няма въпрос за това, кой резултат е отговорен за служителя. Това води до по-висока ефективност и производителност. Плюс това, вертикалната йерархия дава възможност на служителите да имат директни канали за комуникация със своите мениджъри. Това гарантира на служителите ръководството и експертния опит, които са им необходими.

Избягване на клопки на функционалните организации

Поради структурата си, функционалните организации могат да имат лоша комуникация в цялата компания. Това може да доведе до неефективна междуведомствена координация, което може да доведе до дублиращи се задачи. Например маркетинговият отдел и отделът за обслужване на клиенти могат да работят самостоятелно върху кампания за удовлетворяване на клиентите, без да се привеждат в съответствие. В резултат на това е важно за бизнеса с функционални структури да се съсредоточат върху комуникационните умения и процеси на своите мениджъри и служители на първа линия.

Една функционална организация може също да доведе до монотонност на служителите, ако те изпълняват едни и същи задачи ден и ден. Този вид застой може да доведе до тяхната загуба на мотивация и се чувстват по-малко ангажирани в компанията. Ако се организирате строго по функция, също може да доведе до липса на иновации. С ограничена гъвкавост за проучване извън своите отдели, служителите и мениджърите може да нямат цялостна картина на компанията като цяло. За функционалните организации е важно да се съсредоточат върху осигуряването на своите служители да се чувстват мотивирани да се отличат на своите работни места.

Функционална организация подходяща ли е за вашия бизнес?

Функционалната организация е най-подходяща за компании, където дълбочината на знанията в дадена област е ценна. Служителите във функционалните отдели обикновено нямат знания за другите отдели в тяхната организация.

Малките предприятия само с шепа служители не се възползват от функционалната структура, защото тя е твърде ограничена. В много малки предприятия служителите трябва да работят в различни функции. Въпреки това, в големите компании със стотици или хиляди служители, функционалните организации могат да бъдат трудно управлявани, което води до неефективност и съкращения.