Съвети за организация на файловете на служителите

Като собственик на малък бизнес е важно да поддържате точни записи на служителите от гледна точка на човешките ресурси, както и да гарантирате спазването на федералните и щатските закони. Поради важността им, документите на служителите трябва да са добре организирани, за да ви помогнат да намерите информацията, когато може да ви е необходима. Няколко съвета могат да ви помогнат да разработите и управлявате ефективна система за записи на служители.

Изберете подходящ метод

Изберете метод за съхраняване на файлове, който отговаря на вашия личен стил и размера на вашия бизнес. Ако вашият бизнес е много малък - например има само двама или трима служители - бихте могли да съхранявате хартиени записи в манила папки, които се съхраняват в заключен файлов шкаф. За по-голямо предприятие съхраняването на записи на компютър може да бъде много по-удобно. Не забравяйте да архивирате всички компютърни файлове с хартиени копия или като ги съхранявате на диск.

Създайте стандартизирани форми

За да осигурите последователност и точност, разработете стандартизирани форми за дейности, които засягат всички служители. Типичните форми могат да включват тези, използвани за оценяване на резултатите, дисциплинарни действия и корекции на заплатите. Стандартизираните формуляри ви помагат да се отнасяте справедливо към всеки служител и предоставяте документация в случай на такси като дискриминация.

Подредете файловете хронологично

За да улесните намирането на елементи, особено когато използвате система за подаване на хартия, подайте документи в хронологичен ред. Започнете всеки файл с документи за ново наемане, които включват елементи като заявление за работа, автобиография, данъчни и правителствени формуляри като W-4 и I-9, писмено описание на работата и информация за контакт при спешни случаи. Добавете всеки нов елемент, както се появява, като например годишна оценка на изпълнението. Можете да изберете да създадете подпапки - като информация за ново наемане и оценки на ефективността - за всеки служител и да подреждате документите хронологично в рамките на всяка от тях.

Включете подписани споразумения

Ако вашата компания разполага с политики като некомпетентни споразумения, споразумения за несъответствие, етичен кодекс или правила за сексуален тормоз, не забравяйте да получите подписано потвърждение, че служителят е прочел и разбрал всеки от тях и ги пазете. Това ще ви защити в случай, че трябва да освободите служител поради нарушаване на някое от тези споразумения.

Чувствителна информация

Имайте предвид, че вашите служители имат законно право да преглеждат файловете на служителите си. Това означава, че трябва да внимавате за информацията, която решите да въведете. Например, ако направите възпалителни писмени коментари относно етническата принадлежност или сексуалната ориентация на служителя, бихте могли да се отворите към потенциални съдебни дела.