Как да напишете ръководство за инструкции за административен асистент

Административен асистент следи вашите ръководители и други членове на персонала, като поддържа офиса, снабден с консумативи, насрочва срещи и срещи и отговаря на телефона, ако е необходимо. Административните асистенти, които работят за вашия бизнес, са толкова добри, колкото и инструкцията за употреба, която пишете за тях. Това ръководство подробно описва очакванията на вашата компания и обяснява климата и културата. Използвайте го, за да обясните как да изпълнявате конкретни задачи, както и да изложите правилата за поведение.

Направете титулна страница за ръководството за инструкции. Дайте на ръководството просто заглавие, като „Ръководство и наръчник за административен асистент“. Включете името на вашия бизнес и неговия адрес на заглавната страница.

Създайте съдържание на втората страница. Избройте всички теми, които ще включите в ръководството, като „Отговаряне на телефона и приемане на съобщения“, „Диктовка и транскрипция“ и „Поръчка на офис консумативи“. Темите, които изброявате, зависят от отговорностите на административните асистенти. В допълнение към инструкциите за изпълнение на задачи, включете съдържание като „Политика за отсъствие“, „Прекъсвания“, „Ползи и заплати“ и друга подходяща информация, която асистентът ще се нуждае като служител.

Създайте заглавие за всяка тема.

Избройте стъпките за всяка задача, използвайки буквен или номериран списък, така че асистентите да могат ясно да видят развитието на задачата. Предполагайте, че няма предварително познаване на задачата, например, инструктирайте асистента да отвори програмата за текстообработка, за да въведете документ.

Използвайте ясен език, за да опишете как да изпълните всяка задача. Например, напишете „Отговорете на телефона, като кажете„ Здравейте! Благодарим ви, че се обадихте [Име на бизнес]. Това е [вашето име], как мога да ви помогна? '', За да инструктирате асистентите как да отговарят на телефона. Избройте информацията, която трябва да съберат от повикването, когато приемат съобщение или преди да го прехвърлят на друго лице. Например, асистентът трябва да свали името на обаждащия се, откъде се обажда и целта на разговора.

Запазете и отпечатайте ръководството за употреба. Пробийте дупки в лявата страна на хартиите, след което ги поставете в свързващото вещество.

Предмети, които ще ви трябват

  • Софтуер за компютър и текстообработка

  • печатар

  • хартия

  • Перфоратор

  • 2-инчово свързващо устройство с 3 пръстена

Бакшиш

  • Съхранявайте резервно копие на ръководството за инструкции, запазено на вашия компютър, за да можете да го преразгледате и препечатате при необходимост.

Информация за заплата за 2016 г. за секретари и административни асистенти

Секретари и административни сътрудници спечелиха средна годишна заплата от 38 730 долара през 2016 г., според американското Бюро по трудова статистика. В най-ниския край, секретарите и административните асистенти спечелиха 25-та процента заплата от 30 500 долара, което означава 75 процента печелене повече от тази сума. 75-та процента заплата е 48 680 долара, което означава, че 25 процента печелят повече. През 2016 г. в САЩ са били заети 3990 400 души като секретари и административни помощници.