Офис процедури и насоки

Малките предприятия често стартират без изчерпателно ръководство на компанията, което определя процедурите и политиките, при които служителите трябва да работят. Тъй като бизнесът се разраства и добавя повече служители, е важно да се стандартизира начина, по който служителите работят по различни причини, включително предотвратяване на обвинения за фаворизиране, рационализиране на документи и избягване на правни проблеми.

планиране

Преди да създадете политики и процедури, консултирайте се с експерт по труда, за да се уверите, че се справяте с всички държавни и федерални правила и разпоредби относно наемането, прекратяването, безопасността и поведението на работното място. Организации като Дружеството за управление на човешките ресурси предлагат безплатни примерни ръководства за политики, които да ви помогнат да планирате основни политики и процедури. Поискайте принос от ръководители, ръководители и служители на вашия отдел. Дайте им първи проект на вашите политики и процедури, за да знаят какво търсите и да получите конкретна обратна информация за артикулите, които вероятно ще включите във вашето фирмено ръководство.

ориентация

Наръчникът за служителите трябва да включва основни политики и процедури за офиси за нови служители. Те трябва да обхващат как да се подават документи с човешки ресурси и да включват информация за записване на обезщетения, работно време и облекло, паркиране, тютюнопушене, тормоз, клюки, почивки, заявки за изплащане на свободното време, процедури за оплакване и процедури за плащане. Прегледайте политиките си с правен експерт, за да сте сигурни, че не установявате политики, които биха могли да дискриминират всеки клас работници. Институционални процедури за възстановяване на разходи, включително предварително одобряването им и уточняване на методите за подаване на разписки и формуляри за възстановяване.

безопасност

Създайте политики и процедури за безопасност на работното място, като работите със своя доставчик на застраховки и използвате информация, получена от вашия държавен съвет по труда, администрацията по безопасност и здраве при работа и вашето управление на сградата. Включете обучението на служителите за първа помощ и използването на оборудване за безопасност и провеждайте поне една годишна тренировка за безопасност. Задайте правила за приемане на пакети, позволявайки на посетителите, влизане и излизане и телефонни разговори. Тази последна политика помага за предотвратяване на корпоративния шпионаж или потенциални кражби, като не позволява на неоторизирани служители да дават информация по телефона за компанията, работното време, другите служители или процедурите на работното място. Включете процедури за реагиране при извънредни ситуации, като пожари, натрапници или метеорологични инциденти.

общуване

След като създадете политиките и процедурите, съобщавайте ги ефективно на вашия персонал. Подгответе наръчника за служителите, разпространете го на вашите работници и ги накарайте да подпишат потвърждение, че са прочели, разбрали и се съгласили да спазват политиките, процедурите и указанията на вашата компания. Дайте на служителите два или повече дни да прочетат наръчника и да зададат конкретни въпроси, преди да подпишат и да върнат формуляра си за потвърждение.