ISO 9001 процедури за закупуване

Процедурите за закупуване по ISO 9001 гарантират, че закупените материали отговарят на изискванията на купувача и крайните клиенти. Компаниите прилагат ISO 9001 при покупката си, за да сведат до минимум проблемите с техните продукти и услуги. Прилагайки принципите на ISO 9001 в своята програма за покупки, малките предприятия могат да намалят отпадъците и да подобрят обслужването на клиентите. Когато се прилага последователно, закупуването съгласно стандартите ISO 9001 трябва да доведе до непрекъснато подобряване на операциите на компанията.

организация

Първата стъпка за всеки процес за осигуряване на качеството е да се използва схемата на организацията на компанията за възлагане на задачи и отговорности чрез длъжностни характеристики. ISO 9001 изрично изисква компаниите да назначат лице, отговорно за осигуряване на качеството, което има директен път на отчитане до висш ръководител на компанията. Този служител отговаря за въпросите на качеството и координира другите функции, когато те влияят на качеството. Процедурите за закупуване подробно определят кой е отговорен за техническите спецификации, разрешенията за разходи, издаването на поръчки за покупка и проверката на получените материали.

документация

Процедурите за закупуване изискват документация, която гарантира, че закупеният материал съответства на техническата спецификация и бюджетните разходи. Обикновено процедурите уточняват, че поръчката за покупка се отнася към съответните части на техническата спецификация и изисква купувачът да провери текущите прогнози преди да направи поръчка, като се увери, че сумите са в рамките на бюджета. Процедурите за закупуване, които са в съответствие с ISO 9001, също уточняват, че компанията може да закупува само от доставчици, квалифицирани за артикулите в поръчката за покупка.

Квалификация на доставчика

За да купуват само от квалифицирани доставчици, ISO 9001 уточнява, че компаниите поддържат списъци с одобрени доставчици за всеки продукт, който закупуват редовно. Компанията трябва да извърши одит на тези доставчици за съответствие със стандартите за осигуряване на качество. За специални поръчки компанията трябва да идентифицира потенциалните доставчици и да ги одитира, за да разбере дали отговарят на изискванията.

За да извърши одит на доставчик, компанията може да разчита на сертифициране от трета страна, че доставчикът отговаря на необходимите стандарти за качество. В този случай одитът се състои в проверка на сертифицирането. За доставчици, които не са сертифицирани, една компания може да изиска доставчикът да бъде сертифициран. Друга възможност е фирмата да извърши собствен одит, за да определи дали доставчикът спазва необходимите стандарти за качество. Процедурите за закупуване трябва да посочват кой е отговорен за поддържането на списък с квалифицирани доставчици и как доставчиците могат да се квалифицират.

Проверка на материалите

След като фирмата получи закупения от нея материал, тя трябва да провери дали доставката е в съответствие с поръчката за покупка. Процедурите за закупуване подробно определят кой е отговорен за извършването на проверката и задачите, които трябва да изпълняват. Обикновено процедурите за закупуване в съответствие с ISO 9001 изискват проверка дали материалът отговаря на техническите спецификации, посочени в поръчката за покупка.

Несъответстващи артикули

Понякога дори квалифицирани доставчици изпращат грешен материал или дефектен материал. Материалната инспекция идентифицира такива проблеми и издава съответните доклади. Съгласно ISO 9001 такива доклади изброяват несъответстващи елементи и подробно описват какво не е наред с тях. Компанията информира доставчика. Доставчикът трябва да отстрани проблема, често чрез подмяна на материала или, ако недостатъкът не е важен, чрез незначителни промени. Процедурите за закупуване описват как проблемите с несъответстващите артикули трябва да бъдат решени.

Коригиращи действия

Когато дадена компания издава отчет за несъответстващи артикули, докладът може да посочи коригиращи действия, които доставчикът трябва да предприеме, или може да го остави на доставчика да предприеме действия, които коригират проблема. Процедурите за закупуване трябва да определят кога доставчикът трябва да предприеме конкретни коригиращи действия - например, за подмяна на материала в случай на сериозни дефекти. В други случаи процедурите за закупуване могат да уточнят оценка на коригиращите действия на доставчика - като например извършване на повторна проверка на входящите материали - за да се види дали действието на доставчика е довело до приемлив материал.

Непрекъснато усъвършенстване

Причината за прилагането на стандартите за качество ISO9001 е да се подобрят операциите на компанията по отношение на качествената продукция и удовлетвореността на клиентите. За закупуване на процедури, осигуряването на качествени материални ресурси помага в тази цел. Такива подобрения изискват непрекъсната обратна връзка за недостатъци, за да се отстранят проблемите с процедурите и проверката. Докладите за несъответстващи артикули трябва да доведат не само до разрешаване на съществените недостатъци, но и до коригиране на практиките, довели до дефекта.

Доставчиците, квалифицирани по ISO 9001, трябва да имат такава обратна връзка. Те също трябва да могат да демонстрират как променят практиките си, за да коригират проблемите с предоставения материал. Процедурите за закупуване трябва да посочват такъв процес като част от квалификационния процес. Постоянният цикъл за обратна връзка за подобрение е изискване по ISO 9001.