Функциите на програма за управление на файлове

Поддържането на организирани компютъризирани данни е изключително важно за всеки бизнес. Фирмите често имат много документи, организирани в папки по клиент, дата или други критерии, така че да бъдат намерени бързо. Програмата за управление на файлове е инструмент за организиране на файлове в папки на вашия компютър, както и за локализиране, преместване, отваряне и копиране на съществуващи файлове. Windows Explorer е пример за този тип полезни програми и има еквивалентни програми за Apple macOS, различни дистрибуции на Linux и операционните системи за смартфони iOS и Android. В наши дни може да използвате и облачно средство за управление на файлове, за да организирате и съхранявате личните си или бизнес данни от разстояние.

Целта на Windows Explorer

Ако използвате Microsoft Windows, е възможно да редактирате файлове в програми като Microsoft Word или Excel, да ги запишете и отворите отново, като използвате този конкретен софтуер.

Често ще ви се наложи да разглеждате вашия твърд диск или външно съхранение, като например USB флаш памет за конкретни файлове. Можете също така да искате да реорганизирате вашите файлове в нови йерархии на папки, така че лесно да ги намерите. Например, ако управлявате малък бизнес, можете да организирате първоначално файлове по клиент и след това да създадете втори слой папки, като ги организирате по година или месец, когато папките започват да бъдат препълнени с файлове.

Използване на Windows Explorer

Windows Explorer, програма за файлови програми, включена в Microsoft Windows, известна като File Explorer от Windows 10, ви позволява да разглеждате йерархията на файловете, да създавате нови папки и да влачите файлове от една папка в друга. Можете също да преименувате файлове, щракнете двукратно върху тях, за да ги отворите в свързаното приложение или да ги изтриете от устройството си. Не трябва да се бърка с Internet Explorer - линия от инструменти на уеб браузъра от Microsoft.

Отворете инструмента Explorer, като щракнете върху менюто "Старт" и го прегледате по име или като щракнете върху иконата на папката в лентата със задачите на Windows.

Използване на други операционни системи

Ако не използвате Windows в офиса си, можете да използвате еквивалентни инструменти за управление на файловете на вашия компютър.

На компютър с Mac използвайте вградения инструмент на Finder на Mac. Щракнете върху иконата Finder на системния док и навигирайте през файловете и папките на вашия Mac.

Ако използвате Ubuntu Linux, файловият мениджър по подразбиране се нарича Nautilus. На телефон с Android обикновено има инсталиран файлов мениджър, когато купувате телефона и можете да инсталирате допълнителни файлови мениджъри през магазина на Google Play. Apple iPhones се доставят с файлов мениджър, наречен Files, и можете да инсталирате допълнителни мениджъри чрез App Store.

Когато инсталирате файлов мениджър на трети страни на вашия компютър или телефон, уверете се, че е от източник, на когото имате доверие, тъй като той ще има разрешения за четене, писане и реорганизиране на вашите файлове.

Облачни инструменти за управление на файлове

Облачните инструменти за съхранение и управление на файлове стават широко разпространени за бизнес и лична употреба. Много от тези инструменти могат автоматично да синхронизират данни между вашите устройства и да създадат йерархия на папки и файлове на отдалечен сървър, до който дори можете да получите достъп от уеб браузър.

Някои от популярните инструменти в тази категория включват Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive и Apple iCloud. Много облачни услуги ви предоставят ограничено количество безплатно хранилище и можете да платите за допълнително място за съхранение, ако е необходимо. Някои системи за напреднали потребители ви позволяват да съхранявате данни, като използвате други облачни системи, като услугата за просто съхранение на Amazon. Пазарувайте за услуга, която отговаря на вашите нужди на добра цена.

Обикновено можете да манипулирате файлове и папки директно през интернет или интерфейса на приложението на облачната система или да й разрешите да синхронизирате файлови и папни структури, които вече съществуват на вашите устройства.

Много облачни доставчици предоставят и бизнес акаунти, които могат да бъдат полезни за разрешаване на множество служители или хора в дадена организация да споделят файлове и да настройват правилните разрешения за сигурност.